¿Tienes que enviar una cotización y quieres que se vea profesional, sin perder media hora peleando con Excel? En esta guía aprenderás cómo hacer una cotización formal paso a paso: qué debe incluir, cómo calcular el IVA, un ejemplo listo para copiar y la forma más rápida de generarla en PDF. Sirve igual si cotizas servicios, productos o trabajos por encargo, en Chile o en cualquier país de LATAM.
Qué es una cotización y para qué sirve
Una cotización es un documento donde le indicas a un cliente el precio detallado de los productos o servicios que ofreces, antes de que confirme la compra. No es una factura ni una boleta (esos son documentos tributarios): es una propuesta comercial con validez por un tiempo determinado.
Una buena cotización cumple tres funciones: deja por escrito el precio y las condiciones, transmite profesionalismo, y acelera la decisión de compra. Por eso conviene que se vea ordenada y completa desde el primer envío.
Qué debe incluir una cotización
Antes de los pasos, esto es lo que toda cotización formal debería contener. Si te falta alguno de estos elementos, la cotización se ve incompleta o poco confiable:
- Tus datos (emisor): nombre o razón social, RUT o identificación fiscal, contacto y, idealmente, tu logo.
- Datos del cliente: nombre o razón social, RUT y correo.
- Folio o número de cotización: un identificador único para llevar control.
- Fecha de emisión y fecha de validez: hasta cuándo se respetan los precios.
- Detalle de productos o servicios: descripción, cantidad y precio unitario de cada ítem.
- Subtotal, impuesto (IVA) y total: los montos claros y bien calculados.
- Condiciones comerciales: forma de pago, plazos de entrega, garantías o notas.
Cómo hacer una cotización paso a paso
Sigue estos pasos en orden y tendrás una cotización formal y clara.
1. Arma el encabezado con tus datos
Coloca arriba tu logo, tu nombre o razón social, tu RUT y tu contacto. Esto identifica de inmediato quién emite el documento y le da seriedad.
2. Agrega los datos del cliente
Incluye el nombre o razón social del cliente, su RUT y su correo. Si cotizas seguido a las mismas empresas, te conviene tener estos datos guardados para no reescribirlos cada vez.
3. Asigna folio, fecha y validez
Numera cada cotización (por ejemplo, COT-2026-001), pon la fecha de emisión y, muy importante, una fecha de validez ("válida hasta…"). Esto te protege ante cambios de precio y crea un sentido de urgencia sano.
4. Detalla los productos o servicios
Lista cada ítem con su descripción, cantidad y precio unitario. El total de cada línea se calcula multiplicando cantidad por precio. Sé específico en la descripción: "Diseño de logo + manual de marca" comunica mejor que solo "Diseño".
5. Calcula el subtotal, el IVA y el total
Suma todas las líneas para obtener el subtotal. Luego define cómo aplicas el impuesto. En Chile el IVA es del 19% —puedes confirmar la tasa vigente en el sitio del Servicio de Impuestos Internos (SII)—, y normalmente tienes tres escenarios:
- IVA agregado: el subtotal va sin impuesto y le sumas el 19% al final (lo más común).
- IVA incluido: los precios ya traen el impuesto y solo lo desglosas.
- Exento: servicios que no aplican IVA.
Si cotizas fuera de Chile, ajusta el porcentaje al impuesto que corresponda en tu país.
6. Escribe las condiciones
Aclara forma de pago, plazo de entrega, validez de la oferta y cualquier nota relevante. Estas condiciones evitan malentendidos después.
7. Revisa y envía en PDF
Revisa que los montos cuadren y exporta la cotización en PDF, que es el formato profesional y universal. Evita enviar archivos editables de Word o Excel: se ven menos serios y el cliente podría alterarlos sin querer.
Cómo hacer una cotización en Excel o Word (y por qué conviene otra vía)
Mucha gente busca cómo hacer una cotización en Excel o en Word, y se puede: armas una tabla con las columnas de descripción, cantidad, precio y total, y agregas las fórmulas para el subtotal y el IVA.
El problema es que estas plantillas son frágiles. Es fácil que una fórmula se rompa, que el formato de los miles se descuadre (un clásico en Chile: escribir 2.000.000 y que la celda lo lea mal), o que cada cotización quede guardada en un archivo suelto imposible de encontrar después. Y el resultado, salvo que dediques tiempo al diseño, suele verse plano.
La alternativa es usar un generador de cotizaciones que ya trae todo resuelto: el formato profesional, el cálculo automático del IVA y tus datos guardados. Más abajo te explico esa opción.
Ejemplo de cotización
Así se ve una cotización simple y bien hecha para un servicio:
| Descripción | Cantidad | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Diseño de logo + manual de marca | 1 | $300.000 | $300.000 |
| Diseño de tarjetas de presentación | 1 | $50.000 | $50.000 |
- Subtotal: $350.000
- IVA (19%): $66.500
- Total: $416.500
Con un encabezado con tu logo, los datos del cliente, el folio y la fecha de validez, esa misma tabla se convierte en una cotización profesional lista para enviar.
Errores comunes al hacer una cotización
- No poner fecha de validez: sin ella, un cliente puede exigirte el precio meses después.
- Montos mal formateados: revisa que los miles se vean bien (
$1.500.000, no$1.5). - Olvidar el folio: sin numeración pierdes el control de qué cotizaste y a quién.
- No especificar el IVA: deja claro si el precio lo incluye, lo agrega o está exento.
- Descripciones vagas: mientras más claro el detalle, menos preguntas y menos demoras.
La forma rápida: crea tu cotización online gratis
Si cotizas seguido, hacer todo esto a mano cada vez es una pérdida de tiempo. Con HazTuDoc generas tu cotización en menos de 3 minutos: llenas los datos, el sistema calcula el IVA solo y descargas el PDF profesional con tu logo.
Crea tu cotizacion online gratis aquí. También podrás crear tu cuenta gratis y hacer hasta 5 cotizaciones al mes sin pagar ni dar tarjeta. Si necesitas más, revisa los planes y precios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago una cotización para un cliente nuevo?
Sigue los mismos pasos: encabezado con tus datos, datos del cliente, detalle de ítems con precios, IVA y condiciones. Lo único que cambia entre clientes son sus datos, que conviene tener guardados para reutilizar.
¿Cómo hago una cotización para una empresa?
Igual que para una persona, pero asegúrate de incluir la razón social y el RUT de la empresa, y de detallar bien las condiciones de pago y entrega, que en el mundo B2B suelen ser más formales.
¿Cómo hago una cotización simple o sencilla?
Quédate con lo esencial: tus datos, los del cliente, el detalle de lo que cotizas con sus precios, el total con IVA y una fecha de validez. No necesitas más para que se vea profesional.
¿Puedo hacer una cotización siendo persona natural?
Sí. Una persona natural puede emitir cotizaciones sin problema; solo usa tu nombre y tu RUT en lugar de una razón social.
¿Una cotización tiene validez legal?
La cotización es una oferta comercial: mientras esté vigente (dentro de su fecha de validez), funciona como un compromiso de precio y condiciones. No reemplaza a una factura ni a un contrato, pero sí respalda lo ofrecido.
¿En qué formato debo enviar la cotización?
En PDF. Es profesional, se ve igual en cualquier dispositivo y el cliente no puede modificarlo por error.